Les principaux récipiendaires sélectionnés par le CCM sont venus rendre compte sur les moments forts de ces travaux, au cours d’une réunion du Bureau tenue le 21 juin 2024 dans la salle « Ngwete ».  Tour à tour, il a été passé en revue :

• L’arrangement de mise en œuvre de la subvention sous sa gestion ;
• La mise à jour des résultats de négociation avec le Fonds mondial ;
• Les recommandations pertinentes formulées ;
• Le processus de sélection des Sous-récipiendaires (SRs).

Cette réunion a permis au CCM de se faire une idée sur ce qu’a été les négociations sur les subventions avec le Fonds mondial à Genève. Le suivi de prochaines étapes sera fait pour s’assurer que le chronogramme est respecté.

Un atelier résidentiel de 6 jours a été organisé du 18 au 23 juillet à Village Venus dans la banlieue de Kinshasa, regroupant les  membres du comité de suivi stratégique ainsi que les experts cooptés, issus de plusieurs secteurs d’activités.

  Cet atelier a été facilité par le consultant international, Ahmed KHLIF, Associate Partner du cabinet Auditing & Consulting Worldwide (ACW), assisté par le Responsable du suivi stratégique du CCM, Dr Jackson UKILA.

Le suivi stratégique, rappelons-le, est une fonction essentielle du CCM par le fait qu’il consiste à s’assurer que les ressources émanant du Fonds mondial sont utilisées de manière efficiente et efficace pour mettre fin aux épidémies, et contribuent à la mise en place de systèmes de santé résilients et durables. En d’autres termes, il permet de suivre les progrès, identifier les goulots d’étranglement de la mise en œuvre et recommander des actions pour leur résolution.

Paramétrés pour les précédentes subventions, ces outils du CCM devraient être mis à jour pour se préparer au nouveau cycle de financement GC7 (Grant Cycle 7) couvrant la période (2024-2026).

Désormais, le « upgraded dashboard » va apporter des améliorations considérables, parmi lesquelles :

• Un passage de suivi semestriel en trimestriel ;
• L’ajout de nouveaux indicateurs financiers, tels que le taux d’absorption par module, par entité de mise en œuvre ;
• Estimation des notations financières et programmatiques conformément aux pratiques du Fonds mondial.

Les participants à cet atelier ont été familiarisés aux concepts fondamentaux du suivi stratégique et à l’analyse combinée de différents indicateurs du tableau de bord. Aussi, tous les participants ont bénéficié de plus d’habileté dans le traitement des données collectées, afin de les rendre plus exploitables et faciles au niveau de la saisie dans les tableaux de bord.

Le suivi stratégique, rappelons-le, est une fonction essentielle du CCM par le fait qu’il consiste à s’assurer que les ressources du  Fonds mondial sont utilisées de manière efficiente et efficace pour mettre fin aux épidémies, et contribuent à la mise en place de systèmes de santé résilients et durables. En d’autres termes, il permet de suivre les progrès, identifier les goulots d’étranglement de la mise en œuvre et recommander des actions pour leur résolution.

Le tableau de bord interpelle

Les Principaux Récipiendaires (PR) sont amenés à faire un reporting au Fonds mondial sur base des avances reçues pour justifier les engagements de la période indiquée. Le tableau de bord qui a été mis en place, est manipulé par l’ expert du comité de Suivi Stratégique pour ressortir des indicateurs qui permettrait au CSS de déceler    d’éventuelles données atypiques et d’en rechercher les causes et d’en proposer les pistes de solutions.

Le terrain vous attend

La prochaine étape consiste après restitution au bureau du CCM de planifier les descentes sur terrain afin de mettre en pratique ces nouvelles approches.

C’est par une lettre officielle provenant de son  siège, adressée   au Fonds mondial que  Clinton Health Access initiative (CHAI) s’est désisté  comme récipiendaire principal sélectionné en vue de mettre en œuvre  la  subvention TB/VIH pour le Grant cycle 7 pour la période  2024-2026 en République Démocratique du Congo.  

CHAI demandait en effet un fonds supplémentaire pour la gestion des risques liés aux sous-récipiendaires et aussi des garanties sur le plan légal, ce à quoi le Fonds mondial n’a pas accédé, évoquant le timing (tardif) de cette requête.

Le CCM se réorganise

En réaction à ce désistement, le Bureau du CCM, en collaboration avec l’équipe pays du Fonds mondial pour la RDC, a fait recours à PNUD, Programme des Nations Unies pour le Développement, qui était arrivé deuxième lors du processus de sélection des principaux récipiendaires  organisé en mars 2024 par le CCM. Cette agence des Nations unies a donc été formellement notifiée le 03 juillet dernier, elle a accepté cette offre et devra signer l’accord à Genève à l’issue des négociations qui seront entamées avec le Fonds mondial à partir du 05 aouut 2024.

L’Induction du PNUD

Une réunion consacrée à l’établissement des subventions et aux négociations  est prévue à Genève, en Suisse au siège du Fonds mondial du 5 au 9 août 2024 pour   regroupant le Fonds mondial, PNUD et quelques membres du Bureau du CCM. La subvention sera lancée le 1er octobre 2024 si tout va bien.

Le comité de suivi stratégique du CCM, après avoir réalisé des visites de sites dans les provinces du Kongo central, du Kwango et du Kwilu, s’est réuni le lundi 10 juin 2024 dans la salle Ngwete pour la mise en commun des données de ces missions.

Les missionnaires des deux premières provinces ont présenté les constats et les recommandations faits au cours de ces descentes sur terrain, en lien avec les données programmatiques, financières et de gestion et approvisionnement des stocks

Les principaux constats dégagés à l’issue de ces missions sont les suivants :

• L’approvisionnement de certains médicaments et intrants proche de la péremption aux zones de santé ;
• La péremption de stocks de certains médicaments et intrants sans procédures standards opérationalisées maitrisées par les acteurs en vue de leur destruction ;
• Le retard de paiement des centrales d’achat des médicaments selon les clauses de contrat qui les lient aux principaux récipiendaires, occasionnant des retards d’approvisionnement dans certaines zones de santé ;
• Le transfert tardif des fonds aux sous-récipiendaires, surtout spécifiques par les principaux récipiendaires, surtout CORDAID.

A ces constats faits, le comité de suivi stratégique a proposé  des pistes de solutions appropriées, notamment :

• Demander aux principaux récipiendaires de veiller à l’approvisionnement des intrants de plus de six mois pour s’assurer qu’ils seront utilisés à temps ;
• Demander aux principaux récipiendaires de respecter le plan de décaissement en faveurs des sous-récipiendaires, et à ceux-ci de veiller à la remontée des justificatifs de bonne qualité dans le meilleur délai, afin de favoriser le décaissement de la prochaine période ;
• Demander aux principaux récipiendaires de respecter les clauses de contrats qui les lient aux centrales d’achat des médicament et d’apurer les dettes accumulées.

A la même occasion, le comité a acceuilli des experts coptés qui feront désormais partie de l’équipe en vue de renforcer sa capacité opérationnelle dans l’analyse et le traitement des données issues des rapports de progrès et demandes de décaissement (PUDR)  des principaux récipiendaires. Les défis seront en effet énormes au regard de l’approche actuelle dans la mise en œuvre du « Grant cycle 7 » où le comité de suivi stratégique est appelé à analyser ces rapports des principaux récipiendaires avant leur transmission au Fonds mondial.

En vue de renforcer encore plus ce comité, une consultance internationale est attendue au pays pour le paramétrage des tableaux de bord permettant justement d’encoder et d’analyser les données issues des rapports semestriels des principaux récipiendaires

Le comité de suivi stratégique du CCM (CSS) a tenu ce mardi 13 février 2024 dans la salle « NGWETE » sa première réunion de 2024, laquelle a permis aux membres de ce comité de mettre à jour leur plan pour cette nouvelle année.
Les préparatifs pour les prochaines visites de sites ont aussi fait l’objet de cette réunion.

D’autres matières ont été analysées, notamment l’identification des formations sur le renforcement des capacités des membres du CSS en matière de suivi stratégique, de compréhension du tableau de bord et du cadre de performance des principaux récipiendaires, la planification de l’analyse des rapports de progrès (PUDR) des principaux récipiendaires sur base de leurs rapports semestriels afin de renseigner le Bureau sur l’état de mise en œuvre des subventions.

Pour conclure, le Comité de Suivi-stratégique a résolu de renforcer le cadre de coordination pour faciliter les échanges d’informations entre les principaux récipiendaires , les Programmes d’intérêt et le CCM.

Des recommandations ont été formulés que vous pouvez lire dans le rapport à télécharger ici

Elle a parlé du lancement officiel du CG7, ses échanges avec le Vice-Ministre de la Santé Publique, Hygiène & Prévention ainsi que la présentation des activités retenues dans les différentes demandes pays soit VIH-TB et PALU aux acteurs de la Société membres et non-membres du CCM-RDC.

C’est exactement à 13 heures (heure de Kinshasa) en date du 1 février 2024 que la nouvelle gestionnaire du Portefeuille de la République Démocratique du Congo a fait son entrée dans la Salle Ngwete où les membres actifs des organisations suivantes l’attendaient, à savoir :

Une importante réunion avec le Bureau du Secrétariat Exécutif Permanent (SEP) pour des mises au point sur la nouvelle façon de travailler en étant un meilleur interface de la République Démocratique du Congo.

Ce consultant international AHMED KHLIF (Tunisie) a été recruté par Expertise France est venue pour un séjour d’une semaine pour renforcer les capacités des membres du Comité de Suivi-Stratégique du CCM-RDC pour mieux assurer sur terrain au regard de la mission de l’ICN-RDC.

En ce jeudi 13 Juillet 2024 que la salle Ngwete a reçu un atelier pour l’évaluation du mémorandun d’entente entre l’Instance de Coordination Nationale de la République Démocratique du Congo et FHI360.

Un mémorandum a été signé bien avant pour appuyer le CCM-RDC et renforcer les capacités techniques de ses comités qui sont nécessaires à faire un meilleur suivi des principaux récipiendaires (PR) qui auraient bénéficiés des subventions du Fonds Mondial pour la lutte contre la Tuberculose, le Paludisme et le VIH/SIDA.

Cette évaluation a été faite avec plusieurs partenaires à savoir le Ministère de la Santé Publique, Hygiène et prévention, son Secrétariat Général ainsi d’un représentant de la CAGF.